Enviar um colaborador, não importa se ele tem um cargo júnior, se é um executivo do alto escalão ou mesmo um dos sócios, em uma viagem a trabalho, é incumbi-lo da importante função de representar a empresa.
Nesta hora, quanto mais amparado o profissional se sentir, melhor executará a missão para a qual foi designado. Por isso, acompanhe este post e saiba como proporcionar melhores condições para os funcionários nos momentos em que têm de atuar longe do escritório.
Como proporcionar uma viagem a trabalho de maneira ideal?
Seja para prospectar novos negócios, seja para participar de feiras e eventos, entre outros objetivos, amparar o funcionário torna qualquer viagem muito mais produtiva. Siga as instruções e veja quais pontos não podem ser negligenciados:
1. Programe diárias suficientes
Muitos gestores têm consideração na hora de comprar as passagens, evitando voos com conexões, os quais podem ser extremamente cansativos. Porém, às vezes, pecam na reserva do hotel.
As diárias não devem ser nem a mais nem a menos. Em geral, casados tendem a querer voltar o mais breve possível; solteiros, por sua vez, preferem relaxar e retornar no dia seguinte.
Por isso, ofereça duas opções de checkout e deixe à escolha do colaborador. Para se decidir, ele vai considerar os compromissos profissionais e pessoais e escolher a saída mais conveniente.
2. Garanta a comodidade
Certifique-se de que o hotel escolhido tenha infraestrutura de boa qualidade, com conforto e segurança — o que ajuda, inclusive, a prevenir acidentes de trabalho. Caso o funcionário tenha alguma necessidade especial, cheque a acessibilidade.
Prefira sempre endereços próximos ao local de interesse. Ao longo da estada, permita que seu colaborador use serviços práticos, como os de aplicativos de transporte corporativo, que geram relatórios e simplificam a gestão das viagens.
Por fim, ofereça bons equipamentos para o trabalho remoto, como um notebook leve e um smartphone com os aplicativos de interesse já baixados.
3. Pesquise as diferenças culturais
Se a viagem for internacional, programe um serviço de translado e deixe uma pessoa aguardando o colaborador no desembarque, de modo a conduzi-lo prontamente ao hotel. Isso facilita o contato inicial com a região.
Caso seja necessário, supondo que seu funcionário não domine nenhuma das línguas locais, providencie um serviço de intérprete.
Também é importante pegar as informações sobre leis e hábitos locais (no consulado do país de destino) e ressaltar a importância de respeitá-los.
4. Reduza a burocracia no retorno
Se for combinado que o gasto com alimentação e transporte será, posteriormente, reembolsado pela empresa, é preciso dizer quais serão os comprovantes necessários e se há um padrão para fazer a solicitação.
Em relação ao valor do teto para o reembolso, ele deve ser compatível com o custo de vida médio do destino em questão.
Caso a empresa prefira oferecer um adiantamento, opte pelo cartão de crédito ou pré-pago. Por questão de segurança, não dê dinheiro em espécie.
Por que é importante criar uma política de viagens justa?
Depois de desfrutar de uma oportunidade tão bacana, é normal que o colaborador conte aos colegas sobre sua experiência. Para evitar um ambiente de ciúmes e garantir um bom clima organizacional, evite enviar sempre o mesmo time.
Nos dias seguintes ao retorno, peça um relatório sobre a viagem e, em seguida, dê um feedback construtivo sobre o que achou da atuação do profissional. Peça para que ele também dê sua opinião sobre a experiência.
Quais são as vantagens de planejar bem as viagens corporativas?
O planejamento materializa as condições para que os deslocamentos favoreçam os interesses corporativos, esclarece pontos “obscuros” (como regras sobre horas extras) e ainda ajuda a economizar.
Por fim, não se esqueça de fazer um seguro viagem, o qual protege tanto o colaborador como a empresa, mesmo que os destinos sejam somente nacionais.
Conforme mais profissionais têm a chance de viajar, mais satisfeitos ficam, o que reflete em desempenhos melhores. Por isso, não economize nas oportunidades de estimulá-los e, em contrapartida, colha os frutos de ter uma equipe cada vez mais comprometida.
Agora que você sabe como tornar uma viagem a trabalho muito mais produtiva, entre em contato e conheça outras maneiras de proteger sua empresa!
