Reduzir custos na empresa é um tema que, para muitos administradores de áreas como a indústria, se torna questão de rotina. Lá, trata-se de algo que envolve a padronização das ações com o intuito de melhorar a produtividade. Já nas empresas que prestam serviços ou vendem produtos, a abordagem desse assunto precisa ser diferente.
Falar sobre diminuição de despesas costuma remeter às ações mais comuns e imediatas, implementadas erroneamente por alguns gestores: demissão de pessoas, eliminação de processos, piora das condições de trabalho e até perda na qualidade dos produtos e serviços oferecidos ao público. São poucos os que planejam corte de gastos de modo a manter um padrão de eficiência.
Ter uma estrutura financeira é o fator principal do sucesso da empresa, por isso, saiba como cuidar dela. Aprenda, neste artigo, como se dá a redução de custos de maneira eficiente, sem prejudicar a qualidade dos produtos e serviços.
Como trabalhar na Redução de Custos na Empresa
O gestor que deseja reduzir custos na empresa, antes de tomar qualquer decisão, deve fazer uma análise atenta dos mesmos. É válido se antecipar às possíveis crises e planejar para não ter surpresas. Um momento de tensão leva as empresas a reduzirem custos sem que se faça essa avaliação prévia, ou seja, elas correm o risco de não tomarem boas decisões, como eliminar recursos importantes para o desempenho do negócio.
Para que isso não aconteça, elabore um documento que liste todos os compromissos da empresa ao longo de um tempo maior, um ou dois anos, se puder. Avalie como eles se comportaram ao longo desse tempo e destaque aqueles que têm uma menor participação no lucro. O corte deve ser feito naquilo que não afeta a produtividade e o bem-estar dos trabalhadores.
Defina as Metas de Redução de Custos
Com base no levantamento que foi feito, faça os ajustes necessários no planejamento estratégico da empresa. Estabeleça as metas de aumento de vendas e as de diminuição de gastos. Falando especificamente sobre as metas de redução, cuidado para não estipular uma mudança drástica para um curto espaço de tempo. Mais vale uma economia menor para sempre do que um corte de custo pontual, com efeito limitado.
Se uma das metas for a redução dos gastos com energia elétrica em 40%, por exemplo, não exija que isso seja feito nos próximos 30 dias. Estabeleça uma progressão, ou seja, 10% no primeiro mês, 20% no segundo e por aí vai, até que se alcance o patamar determinado pelo planejamento estratégico.
Otimize a Jornada de Trabalho para a Redução de Custos na Empresa
O horário de trabalho precisa ser melhor aproveitado, fazendo com que o funcionário permaneça menos tempo dentro da empresa e evite o aumento dos gastos com hora extra. O trabalhador, por seu lado, passa a ter mais tempo para realizar outras atividades e, com isso, ganha qualidade de vida.
Oriente os profissionais a focarem em suas atividades durante o expediente, reforçando a importância de não procrastinar ou perder tempo com redes sociais. As pausas para café ou lanches devem ser moderadas, para que o foco seja mantido. Em vez de trabalhar por longas horas não interligadas, é preferível que se faça isso em um período mais compacto e eficiente.
Avalie os processos para encontrar falhas
Você já avaliou a eficiência dos processos da sua empresa? É provável que alguns deles necessitem de atualização por estarem defasados. Destacamos que o monitoramento das atividades é essencial para manter a empresa produtiva, ao mesmo tempo que se reduz gastos. Avalie cada uma delas para encontrar falhas e reveja sua real necessidade.
Determinadas atividades, como as manuais e repetitivas, podem ser otimizadas com a ajuda de softwares, ou seja, uma parte da equipe ficará disponível para executar as tarefas mais analíticas. Dependendo do tipo de negócio que você tem, é possível encontrar um sistema de gerenciamento que realize essa otimização de processos.
Diminua os gastos com suprimentos
O fato de haver uma grande quantidade de suprimentos pode tornar a equipe menos consciente em relação à utilização deles. Por isso, é essencial que se faça uma campanha de conscientização para economia de papel, canetas, tinta de impressora, café, açúcar e outros.
Você também pode fazer uma revisão nas contas de água e energia elétrica, indicando o quanto de redução deve haver. As lâmpadas podem ser substituídas por modelos mais econômicos e os corredores devem receber sensores de presença para que a luz seja acesa somente quando alguém estiver no ambiente. Já a conscientização em torno do uso da água, lembramos que o combate ao desperdício é uma campanha mundial.
Chame os fornecedores para negociar
Convoque os fornecedores periodicamente para falarem a respeito dos contratos entre vocês. Exponha a necessidade de reduzir custos na empresa e verifique com cada um deles como isso pode ser feito. Solicite a revisão dos valores atualmente praticados e peça para eles oferecerem outras soluções.
Por comodidade, pode ser que você tenha adquirido um pacote de produtos e serviços de um único fornecedor. Peça outros orçamentos no mercado e compare com os valores que estão sendo pagos. Caso seja necessário para alcançar a desejada redução de custos, tenha um fornecedor para cada tipo de material ou serviço prestado.
Faça uma revisão nas contas a pagar e receber
Certifique-se de que todas as contas a pagar estejam em dia, com o pagamento realizado até a data de vencimento. Por menor que seja o atraso, isso acarreta juros e outras taxas que aumentam o valor de uma fatura. Sem o rígido controle sobre as contas a pagar, é provável que a empresa perca dinheiro por causa dos atrasos.
Em relação às contas a receber, o controle deve ser feito com a mesma rigidez. O não recebimento dos valores esperados pode comprometer o pagamento das contas, incluindo os salários dos funcionários. Verifique com os seus parceiros e clientes se os pagamentos estão em dia, cobrando quem for necessário para que não atrasem.
Você também pode reduzir custos digitalizando documentos, atualizando o plano de telefonia e renegociando dívidas e tarifas bancárias. Note que as soluções apresentadas até aqui não resultam em demissões ou outras atitudes precipitadas. Toda e qualquer movimentação no sentido de reduzir custos na empresa deve ser feita com base em um planejamento que comprove a sua eficácia.
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