A prevenção de riscos é um fator determinante no planejamento e na organização de qualquer estrutura empresarial. Se preparar para acontecimentos indesejados é ter garantia de segurança e estabilidade.
Nesse contexto, você já pensou na importância de um plano de contingência para sua empresa? Sabe o que é ou quais são os principais passos para implantá-lo no seu empreendimento?
Neste post, apresentamos uma abordagem com algumas dicas e orientações sobre o tema. Elas serão essenciais para quem ainda não está familiarizado com tais medidas. Ficou interessado? Continue sua leitura!
Saiba o que é um Plano de Contingência para Empresa
Inicialmente, é necessário definirmos o que é um plano de contingência. Afinal, precisamos saber do que se trata antes de pensarmos em utilizá-lo ou determinarmos qual seria o mais adequado à sua demanda individual.
Por isso, comece sabendo que esse planejamento trata-se de um documento com todas as medidas preventivas e executáveis no caso da ocorrência de algum sinistro — de causas naturais ou físicas.
Para simplificar, é um plano de treinar organizar orientar facilitar agilizar e uniformizar as ações necessárias às respostas de controle e combate às ocorrências anormais.
Por tal motivo, ele pode ser considerado indispensável para manter a continuidade das atividades empresariais, mesmo após qualquer tipo de situação emergencial. Portanto, além de declará-lo como preventivo, ainda podemos conceituá-lo como reativo e extremamente eficaz na previsão e no controle das consequências negativas.
Vale destacar que essa programação de emergência propõe uma ordem de diferentes procedimentos atípicos ao funcionamento habitual de uma empresa, principalmente quando algumas das suas funções operacionais são prejudicadas por ameaças externas ou internas.
Outro ponto importante a ser citado é o fato de que essa modalidade de sistematização estratégica pode ser dividida em quatro fases: a avaliação, a elaboração do plano, a viabilização das provas e o ato de execução das ações.
Compreenda a importância da adoção desse tipo de plano emergencial
Depois de definidas as atitudes para ocasiões de emergência, é hora de reconhecer a relevância da aplicação de tais artifícios no cotidiano do seu ambiente organizacional.
Para isso, recomenda-se que o plano de contingência seja empregado antes que ocorra qualquer imprevisto. Ele deve ser dinâmico e atualizado constantemente — em conformidade com as inúmeras possibilidades de incidentes e suas motivações.
Por tal motivo, o grande trunfo dessa postura está diretamente relacionado com o sucesso (ou o fracasso) diante dos imprevistos e, ainda mais, com a ideia de uma continuidade assegurada tanto pelos investimentos em prevenção de problemas quanto pelo gerenciamento de crise.
Descubra algumas vantagens proporcionadas por essas medidas
Geralmente, o empresário só tem a ganhar quando decide investir em uma estratégia de prevenção de riscos e de reação aos impactos provocados por situações de emergência.
Entretanto, é sempre bom deixar claro quais podem ser as principais vantagens possibilitadas por essa categoria de planejamento. Ficou curioso? Vejamos a seguir:
- garantia do desenvolvimento, da prosperidade e até da sobrevivência da empresa — mesmo em momentos críticos;
- elaboração de reações práticas para estimular uma recuperação rápida e eficaz das operações básicas do empreendimento;
- proteção contra diferentes tipos de contingências;
- preservação de dados e documentos.
Aqui, citamos apenas alguns dos inúmeros benefícios. Todavia, é válido relembrar que, de acordo com cada segmento empresarial, a utilidade da sistematização de medidas contingenciais pode ir além das já expostas.
Siga um Passo a Passo para Elaborar um bom Plano de Contingência
Neste momento, achamos interessante criar um guia para auxiliar você na tarefa de identificar e estipular uma ordem de prioridades cuja finalidade será, finalmente, concretizar a sua programação.
Vamos lá?
1º passo
Estimule o engajamento e o envolvimento da peça fundamental da organização: o chefe. Afinal, conquistando a simpatia dele pelo projeto será possível torná-lo real.
2º passo
Monte a equipe certa e capacitada para compor a comissão responsável pelo plano de contingência. Escolha as pessoas com os perfis mais adequados — treine-os para que possam estar aptos a tomar as decisões mais sensatas.
3º passo
Realize uma análise de risco sobre quais seriam os maiores impactos nos casos de desastres humanos, naturais ou técnicos e tente prever os seus desdobramentos.
4º passo
Classifique e estabeleça as prioridades da sua empresa. Defina uma ordem do que é mais importante e daquilo que não é essencial.
5º passo
Determine as práticas de recuperação e como elas devem ser executadas. Não se esqueça de estabelecer os diferentes procedimentos para cada área da empresa.
6º passo
Defina como será realizada a coleta dos dados. Por meio de testes, avalie o desempenho na execução dessa missão.
7º passo
Formalize a elaboração de um documento que relate todos os procedimentos a serem efetuados — uma espécie de checklist, que também deverá ser aprovada e revisada pela gerência;
8º passo
Desenvolva um padrão para executar todos os testes e defina uma periodicidade para realizá-los.
9º passo
Simule algumas intercorrências e faça testes segmentados, avaliando cada função ou atribuição prevista na sua planificação.
10º passo
Depois de elaboradas e testadas todas as etapas, chegou o momento de aprovar o seu plano de contingência. Feito isso, não se esqueça de mantê-lo atualizado regularmente.
Expanda as medidas preventivas para todo o ambiente empresarial
O desenvolvimento de uma política de contingência, a análise dos riscos, a identificação dos controles preventivos, o planejamento da recuperação, a execução dos treinamentos e a manutenção de toda essa sistematização são itens obrigatórios de uma estratégia eficaz.
Contudo, isso não pode se restringir somente a alguns setores da corporação. De fato, existem segmentos mais prioritários, mas a atenção deve vislumbrar o conjunto do negócio.
De qualquer forma, podemos exemplificar alguns âmbitos essenciais, por exemplo, os planos para TI (Tecnologia da Informação), recursos humanos, materiais, preservação de documentos, entre outros.
E então, pronto para começar a elaborar um plano de contingência para a empresa? Compreendeu por que ele pode ser tão importante para o futuro e preservação do seu empreendimento?
Não perca mais tempo e nem se arrisque aguardando que imprevistos aconteçam e provoquem danos irreversíveis. É hora de pôr em prática nossas orientações, não acha?
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