Certamente, uma das características mais importantes para quem lida com expedientes ligados à administração é a organização. A capacidade de ordenar documentos e tarefas, de modo a ter total controle sobre as responsabilidades e compromissos, notadamente faz a diferença na administração de qualquer tipo de negócio.
Manter tudo em seu devido lugar, saber onde documentos podem ser encontrados e acessados, desenvolver uma metodologia de segmentação de contas. Essas são algumas medidas básicas para a rotina de um bom administrador.
Mas, e quando se trata de organização pessoal, será que isso também é importante? Com certeza sim. Ter uma vida pessoal arrumada otimiza a rotina, o que permite que você possa se planejar melhor e utilizar o tempo em tarefas mais relevantes.
Quer saber como melhorar a sua organização pessoal? Confira, a seguir, alguns questionamentos importantes que deve saber responder e também quatro dicas que ajudarão você. Acompanhe:
Quais documentos guardar?
Responder a essa pergunta já auxilia bastante a tarefa de organizar dados e informações, qualquer que seja o meio em que estiverem, até porque essa é uma das principais dúvidas sobre o assunto.
Saber quais documentos valem a pena ter arquivados previne o acúmulo desnecessário de papel e/ou arquivos digitais, evitando que você se perca em meio a eles.
Por isso, aqui vão alguns documentos em que se deve ter uma rotina de arquivamento:
Contratos
Os contratos são documentos altamente importantes. No contexto da vida pessoal, é muito comum haver a celebração de contratos de financiamento de imóveis, veículos etc. Por isso, tenha o hábito de deixar esse tipo de documento muito bem guardado.
Uma dica na hora de separá-los é utilizar o critério importância, tendo, por exemplo, uma pasta ou arquivo só para contratos.
Notas fiscais
Ter o hábito de guardar as notas fiscais pode lhe poupar um bom tempo e dor de cabeça, caso seja necessário, por exemplo, realizar a troca de um produto defeituoso.
Elas podem ser organizadas pelo critério de tempo. Assim, conforme vão ficando mais antigas no arquivo, você poderá descartá-las, já que é bem provável que não vá mais precisar delas.
Por quanto tempo guardar documentos?
Por mais que, hoje, grande parte dos documentos, comprovantes e recibos tenham suas versões digitais e sejam disponibilizados por sites de órgãos públicos e empresas privadas, é bom saber por quanto tempo eles devem ser guardados, até porque muitos desses sites não os disponibilizam por tempo indeterminado. Então, confira só:
| 1 ano |
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| 5 anos |
|
| Permanentemente |
|
Como organizar documentos na prática?
Chegamos ao foco deste post. Veja as quatro dicas para melhorar a sua organização de documentos pessoais:
1. Desenvolva critérios próprios
A melhor forma de organizar documentos e contas é aquela em que você sabe exatamente o que necessita dessa organização. Por isso, o primeiro de tudo é ter um critério próprio para separar os documentos.
Se você é o principal utilizador desses documentos, nada mais efetivo do que você mesmo segmentá-los conforme a sua frequência de uso, necessidade e importância.
Por isso, tenha esta dica como o ponto de partida: crie compartimentos separados para cada tipo de informação e dê prioridade para aqueles documentos que você mais utiliza. Assim, será mais rápido e ágil realizar uma consulta.
2. Organize as contas a pagar
Uma das formas mais simples e eficientes de manter as contas pessoais em dia é tê-las organizadas. Assim, é interessante criar um arquivo ou pasta apenas para essas contas, facilitando o acesso e a conferência das responsabilidades e evitando que você se esqueça de pagar alguma delas. O débito automático e agendamento diretamente no site do seu banco também pode ser útil para aquelas contas que dispensam uma conferência mensal e sejam compromissos assumidos e recorrentes.
Como as contas, em geral, têm vencimento mensal, você pode criar uma pasta para cada mês do ano. Além disso, uma outra dica que ajuda a organizar esse processo, é colocar o vencimento das contas para uma mesma data.
3. Utilize a tecnologia
Em tempos de dispositivos móveis e computação em nuvem, a tarefa de organizar documentos ganhou uma nova roupagem, se tornando muito mais segura e eficiente com a internet.
Hoje, já existem serviços especializados no armazenamento de dados e informações dos mais diversos tipos por meio da conhecida nuvem. Nesses serviços, o usuário tem total liberdade, segurança e sigilo na hora de armazenar aquilo que julga importante.
Assim como pode ser feito com pastas físicas, na nuvem também é possível organizar todos os documentos e contas de acordo com a vontade e necessidade do usuário, mas com a vantagem de poder acessar de qualquer lugar.
Existem também algumas ferramentas digitais que podem facilitar bastante a organização não só das contas, mas de toda a sua vida. Aplicativos de gestão financeira, por exemplo, podem simplificar a gestão de expedientes bancários, como a consulta de extratos, transações, além de auxiliar no controle dos gastos. Esses programas conseguem sincronizar diversas contas bancárias e reunir tudo em um único local.
Há também softwares específicos para a organização da rotina, seja ela pessoal ou profissional. Neles, é possível fazer uma verdadeira agenda virtual, porém muito mais completa. Por exemplo, é possível elaborar cards com tarefas importantes, ideias que você teve etc., em qualquer lugar e de forma simples. Não bastasse, ainda é possível sincronizar diferentes dispositivos e visualizar em qualquer um deles.
Outro exemplo de facilitador de rotina de organização são as planilhas, como as do Excel. É bastante fácil encontrar planilhas prontas e bastante completas que se ajustem às mais variadas necessidades pessoais.
4. Não queira arquivar tudo
Um fator fundamental para a organização pessoal é ter ciência daquilo que merece ser arquivado para um momento futuro. Por isso, nada de querer arquivar tudo, caso contrário, dificultará essa tarefa com o acúmulo de documentos. Identifique os documentos que podem ser consultados a qualquer momento nos sites dos fornecedores, dispensando sua guarda, e foque nos demais.
Entendemos que na rotina de uma empresa você tenha de lidar com inúmeros documentos, mas, em se tratando de vida pessoal, essa quantidade reduz bastante. Então, deixe para guardar somente aquilo que realmente tem algum valor. Fica a dica!
Por fim, organizar documentos é medida de ordem tanto para a vida profissional, quanto para a pessoal. Em meio a uma rotina acelerada e desprovida de tempo livre, poder otimizar a gestão desse ativo tão valioso é, sem dúvida, bastante vantajoso. Então, coloque essas dicas em prática e tenha uma vida pessoal muito mais organizada.
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