Gestão de contratos é o gerenciamento que se faz do ciclo criação/análise/execução dos contratos da empresa, não importa o tamanho ou a complexidade do negócio. Resumidamente, é ela que garante a eficiência entre o que foi previsto e o que foi realizado quando se trata de controlar os contratos empresariais.
Sua importância, no entanto, é bem maior que a relação com fornecedores, uma vez que permite analisar tendências e, desse modo, reduzir riscos e custos para a empresa. Para isso, algumas iniciativas são indispensáveis e não podem ser perdidas de vista pelo gestor de sucesso.
Continue a leitura e conheça 7 passos fundamentais para uma excelente gestão de contratos!
1. Formar uma equipe com perfil adequado
Para uma eficiente gestão de contratos, é preciso formar uma equipe com capacitação e treinamento para esse fim e mantê-la devidamente motivada. Nesse sentido, os profissionais que ficarão responsáveis pelos contratos precisam combinar algumas habilidades técnicas com outras de natureza empresarial.
Uma medida sempre indicada é selecionar para assumir a gerência de um contrato um colaborador que seja da área, mas que sobretudo tenha um perfil adequado para o gerenciamento. Para isso, um aspecto importante a ser levado em conta é a capacidade de interação com pessoas diferentes sem perder o foco.
Dependendo do porte da empresa, a equipe de RH pode ser de grande valia, apontando perfis adequados e avaliando o clima organizacional dentro de cada área. Com esse auxílio, o gestor de contrato pode se situar melhor na formação de sua equipe.
2. Ficar atento aos termos do contrato
Um gerente de contrato deve adquirir um minucioso conhecimento de todo o conteúdo contratual sob sua responsabilidade. Na verdade, precisa conhecer em detalhes cada termo e suas previsões para acompanhar o seu fiel cumprimento.
Ao mesmo tempo, precisa estar sempre preparado para solucionar questões que invariavelmente surgem ao longo da execução de qualquer contrato. Muitas vezes, as soluções podem ter previsões contratuais, no entanto, é muito comum não ser assim.
Dominar os termos permite fiscalizar o alcance efetivo dos objetivos e facilita a identificação de pontos críticos durante todo o ciclo contratual. Nesses casos, o gerente deve manter o gestor sempre bem informado, uma vez que medidas corretivas podem ser necessárias, em tempo hábil.
3. Acompanhar datas importantes
Um contrato gera inúmeros eventos cujas datas são importantes para a gestão de todas as previsões contratuais. Assim, desde a data de assinatura e a emissão da ordem de serviço, até datas de vencimento e entrega combinadas, todas representam momentos estratégicos e devem ser bem conhecidas, além de conferidos os seus cumprimentos.
Um cuidado especial deve ser tomado com referência à data de vencimento de cada etapa, quando pertinente, mas principalmente com a data de finalização do próprio contrato. Muitas vezes, a demanda para a renovação é imediata e, nesses casos, é preciso estar com tudo preparado para não haver interrupção.
4. Fazer revisões constantes
Por mais que a efetivação de um contrato tenha sido bem planejada, a dinâmica dos negócios e da própria conjuntura em que a empresa estiver inserida sempre pode trazer mudanças. Em muitos casos, aparecem necessidades novas e adequações precisam ser feitas — desse modo, é preciso identificá-las logo que surjam.
Assim, uma dica importante é promover revisões nos termos do contrato e suas previsões originais periodicamente. Com isso, é possível identificar novas demandas que, por vezes, acabam por originar aditivos contratuais.
Quando a necessidade de adequação não for imediata, servirá de orientação e poderá passar a compor os termos de uma renovação posterior. O gerente do contrato tem um papel estratégico nessa observação e no registro de medidas complementares nos termos futuros.
5. Integrar toda a gestão
A adoção de um sistema integrado de gestão empresarial (ERP) pela organização facilita muito o trabalho de todos, em especial da gestão de contratos. Dessa forma, consegue-se uma grande interação entre os diversos setores da empresa, o que resulta em maior agilidade e eficiência, assim como maior facilidade desde o planejamento financeiro.
Assim, setores como controle de estoque, controle de frota e a própria gestão de contratos interagem de forma direta e rápida com um sistema integrado. Por sua vez, o acionamento do setor jurídico da empresa, por exemplo, fica muito mais fácil, pois todas as informações estão acessíveis.
Assim, as medidas porventura necessárias para ajustes, cobranças ou qualquer outra podem ser mais facilmente avaliadas antes de promovidas. De modo geral, toda a organização lucra com a integração.
6. Contar com ferramentas tecnológicas
A tecnologia disponível tornou o trabalho do gestor de contratos muito mais eficiente e preciso. Seja por meio de um ERP integrando todas a áreas da organização, seja uma plataforma específica para a gestão de contratos, a verdade é que existem diversas ferramentas disponíveis e customizáveis para qualquer empresa.
Nesse sentido, além da integração e de um software de gestão, outras inúmeras facilidades tecnológicas podem ser igualmente implementadas. Assim, por exemplo, o uso de assinatura eletrônica auxilia ainda mais a agilizar a tramitação de documentos.
Dessa forma, o alcance das metas por qualquer grupo de negócios que faça uso de tecnologia aplicada à gestão é muito maior que nos casos em que essas ferramentas são dispensadas. Por essa razão, não abra mão da tecnologia, uma grande parceira do gestor moderno.
7. Manter um excelente nível de organização
Qualquer que seja o tamanho de sua empresa ou o estágio de tecnologia alcançado, mantenha sempre um excelente nível de organização dos elementos de sua gestão. Se operar em um ambiente ERP, com sistemas integrados, mais importante ainda: sua organização poderá ser compartilhada.
Da mesma forma, esteja sempre em contato com os gerentes dos contratos e periodicamente promova encontros, mesmo virtuais, de modo a estar informado e manter todos nessa condição. Quando todos os seu gerentes falarem a mesma língua e gerenciarem com objetivos comuns, sua gestão será muito mais fácil e eficiente.
A gestão de contratos pode ser fortemente aprimorada com a adoção de iniciativas e cuidados capazes de fortalecer o trabalho dos gerentes e aumentar a eficiência do gestor de contratos da empresa.
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