A organização de documentos de funcionários é um enorme diferencial para os departamentos. Esse processo traz mais desempenho e agilidade às equipes durante a execução de suas atividades. O arquivamento tem uma grande relevância para o sucesso da empresa, possibilitando uma gestão de informações mais eficiente e maior controle sobre seus processos de dados.
Saber como arquivar documentos de funcionários é uma prática que exige dedicação e atenção para evitar perdas que podem trazer prejuízos imensuráveis à empresa. Além disso, a falta de organização pode também impactar a produtividade da organização e reduzir a qualidade dos resultados alcançados.
Separamos algumas dicas valiosas para ajudá-lo no processo de arquivação de documentos de funcionários e direcionar os seus esforços no rumo certo. Confira!
Saiba o tempo que os documentos devem permanecer guardados
Você sabia que existe um prazo de validade para os documentos armazenados? Muitas pessoas não sabem dessa informação e acabam acumulando uma infinidade de informações em seus registros — e que podem prejudicar a busca por determinadas informações em momentos de urgência.
A atenção é uma característica muito valiosa ao lidar com essas informações. Procure identificar o prazo mínimo que cada documento deve permanecer arquivado. Com esse cuidado você terá meios eficientes que resguardam legalmente a sua empresa contra possíveis problemas e consegue eliminar o acúmulo nos seus arquivos.
As solicitações de demissão, aviso prévio e termos de rescisão de trabalho devem ser guardadas por no mínimo 2 anos. Enquanto isso, o cadastro geral de pessoas empregadas e desempregadas na empresa deve ser arquivado por, ao menos, 3 anos. Outros documentos — como recibos de pagamento, livros de ponto, atestados médicos, entre outros — devem ser armazenados por 5 anos.
Entenda quais documentos devem ser armazenados
Ao entender como arquivar documentos de funcionários você perceberá com o tempo que existem diversas informações que não precisam ser armazenadas. Evitar o acúmulo em seus arquivos é crucial para os resultados de buscas e saber como filtrar a papelada que será guardada é a melhor forma de potencializar os seus esforços.
Sabemos que existe uma infinidade de documentos que surgem diariamente nas empresas. Por isso separamos para você uma lista com as prioridades que devem ser arquivadas em seu sistema para o acesso posterior, confira:
- registros referentes aos pagamentos dos encargos e salários dos funcionários;
- avisos disciplinares;
- comissões e outros benefícios disponibilizados para os colaboradores;
- promoções;
- planos de carreira;
- avaliações de desempenho.
Esses documentos são primordiais para a sua empresa em diferentes níveis. Primeiramente, eles podem ser usados para ampliar a sua visão sobre os colaboradores que auxiliaram nos resultados da sua empresa e apoiá-lo em tomadas de decisões. Além disso, essas informações também protegem o seu negócio contra ações judiciais e comprovam suas obrigações legais com seus funcionários.
Organize as pastas em subcategorias
Como arquivar documentos de funcionários exige uma padronização para disponibilizar mais eficiência na hora de buscar por determinadas informações, a organização é a peça-chave para ter um bom resultado. Existem diferentes tipos de critérios usados para a guarda de documentos e eles variarão de acordo com os seus objetivos.
O arquivamento pode ser feito baseando-se no tipo de documento com o agrupamento dos colaboradores em uma mesma tipologia. Você também pode usar uma classificação individual para reunir a documentação referente aos colaboradores em sua totalidade.
O formato de armazenamento é outro ponto extremamente relevante para suas equipes. Hoje, a tecnologia já traz meios eficientes para auxiliá-lo nesse processo. Por último, procure estabelecer uma periodicidade para o arquivamento de documentos, fazendo desse processo uma parte de sua cultura organizacional.
Identifique as demandas organizacionais
Saber como arquivar documentos de funcionários corretamente é uma forma de evitar problemas legais em sua empresa e resguardar a integridade do seu patrimônio. Por isso, é crucial que você identifique as demandas organizacionais específicas ao seu empreendimento e adéque o processo de armazenamento de informações.
O conhecimento da legislação referente à documentação usada pelo seu departamento de Recursos Humanos é crucial para evitar problemas no procedimento de arquivamento e, consequentemente, sofrer processos e ações trabalhistas.
Saber quais são as especificidades da organização é muito importante para alcançar bons resultados. Dessa forma, será possível identificar quais documentos extras podem ser arquivados e melhorar a sua gestão de documentos.
Envolva a sua equipe nesse processo
Como arquivar documentos de funcionários não envolve apenas você. Sua equipe deve fazer parte integral desse processo como meio de assegurar a eficiência de sua gestão. Nesse sentido, você pode designar funções aos seus colaboradores para potencializar a organização dessas informações.
Ter alguém cuidando do ambiente onde os documentos serão arquivados é fundamental para assegurar que as informações estão no lugar certo e orientar os demais colaboradores sobre o processo. Por isso, é fundamental contar com uma pessoa que tenha experiência nessa área — principalmente por se tratar de um trabalho metódico.
O envolvimento dos seus times nesse processo pode ser fundamental para trazer um senso de pertencimento às equipes, contribuindo diretamente para a satisfação dos seus funcionários em relação à empresa.
Invista em tecnologia para agilizar o processo
A tecnologia é uma excelente aliada em diferentes aspectos, como arquivar documentos de funcionários. Esse tipo de investimento pode trazer grandes benefícios à empresa e favorecer processos como o arquivamento. Ao digitalizar todas as suas informações, é possível contar com recursos incríveis que podem favorecer os seus esforços e aumentar o desempenho das suas equipes.
Com a tecnologia de computação em nuvem, o processo de arquivamento fica muito mais prático e eficiente. O armazenamento em cloud é uma forma extremamente segura e acessível para guardar seus documentos. Ao considerar as principais ameaças cibernéticas, contar com um ambiente protegido é fundamental para ter mais tranquilidade na empresa.
Além disso, essa solução permite o controle de acesso aos dados armazenados, além de possibilitar o acesso remoto aos usuários registrados. Assim, as equipes podem ter acesso às informações independente de onde estejam — basta ter acesso a um dispositivo móvel com conexão à internet.
Esperamos ter sanados suas dúvidas sobre como arquivar documentos de funcionário e melhorar o seu controle e segurança! A digitalização é uma forma eficiente de melhorar o desempenho e eficiência desse processo, facilitando as buscas e agilizando os processos. A cibersegurança é um tópico bastante discutido nas empresas com ativos digitais. Além de garantir a integridade de seus arquivos, ela também é fundamental para se adequar à LGPD.
Aproveite o seu interesse no assunto e aprofunde a sua leitura com o nosso texto sobre o que é cibersegurança e qual a sua importância.
