A pandemia da COVID-19 trouxe à tona uma prática de trabalho já considerada anteriormente, mas que, agora, torna-se bastante difundida: o home office. No entanto, é preciso considerar a ajuda de custo necessária ao colaborador para dar andamento ao trabalho nesse regime.
Existem diferentes aspectos que devem ser levados em conta para fins de concessão dessa ajuda de custo. Também é importante diferenciar o trabalho em home office de outras formas de exercício fora da empresa.
Continue a leitura e entenda como pode ser oferecida a ajuda de custo para o colaborador em home office!
O que é a ajuda de custo para o trabalhador?
A expressão “ajuda de custo”, algumas vezes, pode ter uma conotação de um auxílio genérico para ajudar nas despesas efetuadas pelo trabalhador. Mas, na verdade, não é apenas isso.
Existem duas formas de ressarcimento das despesas realizadas pelo colaborador a serviço da empresa. A primeira tem previsão legal e a segunda é uma utilização instituída pela prática para outras situações em que a companhia também deve ressarcir os gastos do trabalhador.
Ajuda de custo legal
É determinada pela legislação trabalhista, no artigo 470 da CLT (Decreto-Lei No 5.452, de 1o de maio de 1943) e explicita a obrigatoriedade da ajuda de custo nos seguintes termos:
Art. 470 – As despesas resultantes da transferência correrão por conta do empregador.
Trata-se de um valor em dinheiro fornecido pela empresa, mas que tem uma motivação específica. Essencialmente, é um repasse de recursos efetivado de uma vez, com o objetivo de custear as despesas do colaborador quando ele se muda ou é deslocado do seu lugar costumeiro de trabalho.
Esse tipo de suporte é comum quando, no interesse da organização, o trabalhador precisa ser transferido para outra cidade, por exemplo. Pode acontecer, no entanto, de essa mudança não ser definitiva, levando à necessidade de o deslocamento se repetir algumas vezes, durante um período.
De todo modo, essa ajuda financeira vai cobrir as despesas com o transporte (pode incluir a família e a mudança), assim como com a locação de um imóvel no novo local de residência, entre outras. Portanto, tem o objetivo de viabilizar uma transferência definitiva ou não, mas que é de interesse da empresa.
Para fins judiciais ou previdenciários, a ajuda de custo nesses termos é uma forma de ressarcimento paga em montante único, sem qualquer efeito de continuidade. Logo, não se trata de um ganho normal acrescido aos vencimentos regulares do colaborador.
Ajuda de custo de rotina
Outras vezes, pode acontecer de a empresa pagar de forma mais rotineira um complemento, também sob o nome de “ajuda de custo”. Embora assim denominado, esse complemento de rotina não se enquadra na legislação trabalhista como tal.
Essa ajuda de custo de rotina, antes da Reforma Administrativa (Lei No 13.467/2017), aparecia sob diversas formas de ressarcimento, por exemplo:
- ajuda de custo (não trabalhista);
- diária de viagem;
- auxílio-alimentação;
- prêmios;
- abonos.
Com a nova lei, continuam válidas, mas não podem se incorporar ao salário. Desse modo, não podem ser utilizadas como base de cálculo para verbas trabalhistas e previdenciárias como antes.
E a ajuda de custo para o trabalho em home office?
Para a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), não há diferença no regime jurídico se o trabalho for presencial ou na condição de home office. Isso significa que direitos e deveres são iguais nas duas formas de laborar.
Para entender a ajuda de custo devida no regime de home office, é importante distinguir outras formas de trabalho que não a presencial na empresa. Assim, existem três maneiras de se realizar o trabalho fora da empresa e que não se confundem: o trabalho externo, o teletrabalho e o home office.
Além da ajuda de custo propriamente, os colaboradores devem ser orientados quanto aos cuidados com a saúde, com a ergonomia e outros pertinentes. Nos casos de trabalhadores novos, durante os processos de recrutamento e seleção, eles devem ser orientados quanto às características da função.
Trabalho externo, teletrabalho e home office
Inicialmente, é bom saber que a lei da Reforma Administrativa anteriormente citada regulamentou no Brasil o chamado teletrabalho. Assim, além do trabalho convencional, realizado de modo presencial nas empresas, passam a existir outras três formas distintas:
- trabalho externo: a atividade necessariamente é realizada fora da empresa, como no caso de vendedores ou técnicos de manutenção que visitam clientes da companhia, inclusive em outras cidades;
- teletrabalho: é uma forma de trabalho fora da empresa, mas regida por contrato próprio ou por um aditivo contratual e regulamentada pela Lei No 13.467/2017;
- home office: é realizado na residência do trabalhador, sendo permitido, às vezes, que seja exercido na empresa, não sendo regido por legislação e podendo ser instituído por uma política da própria organização.
Ajuda de custo para trabalho em home office
A princípio, o empregador tem a responsabilidade de custear as despesas do negócio. Desse modo, a empresa sustenta as atividades para o colaborador conduzir seu trabalho, seja de maneira convencional, seja trabalhando a partir de sua casa.
Para fins de home office, são considerados gastos com o trabalho qualquer despesa extraordinária feita pelo colaborador quando se der em função da atividade que desenvolve para a empresa. Nesse sentido, até um consumo maior de banda da internet da residência pelo trabalhador se caracteriza como tal.
Como as características do trabalho em home office seguem o convencional, é possível dizer que as mesmas regras aplicadas no ambiente físico da empresa cabem para o trabalho em casa. Assim, na gestão do trabalho em home office, são mantidos o controle da jornada e o pagamento de horário extraordinário, se necessário, entre outros.
Qual é a importância da ajuda de custo em home office?
Para o colaborador, qualquer ressarcimento pode ser indispensável, uma vez que as despesas representam um gasto incomum em seu orçamento. No regime de home office, pode ser necessário adequar as instalações em termos de tecnologia e de ergonomia, entre outros.
Na verdade, é possível que seja necessária uma adequação geral no ambiente doméstico do colaborador para fins de condução dos serviços exigíveis. Para muitos trabalhadores, pode ser impraticável viabilizar as instalações por conta própria.
Assim, por exemplo, como a empresa se protege de riscos cibernéticos quanto a dados confidenciais, também a tramitação de dados em home office deve oferecer segurança para a companhia.
Em quais situações o colaborador tem direito à ajuda de custo?
Sempre que o trabalhador, a serviço da empresa, precisar cobrir gastos pelo exercício da atividade que lhe foi atribuída, deverá ser ressarcido. Esses gastos, no entanto, ficam limitados a determinadas situações, por exemplo:
- transporte;
- alimentação;
- locação de imóvel (no caso de mudança);
- diária de viagem;
- cópias e remessas de documentos;
- material de escritório;
- equipamentos de informática;
- adequações ergonômicas.
As despesas efetivamente necessárias para o cumprimento do trabalho devem ser comprovadas por meio de notas fiscais e recibos. Nesse sentido, qualquer despesa deve ser formalmente comprovada.
Como lançá-la contabilmente de forma correta?
A ajuda de custo tem natureza indenizatória, isto é, visa a ressarcir um gasto realizado pelo colaborador a serviço da empresa. É preciso, entretanto, estar atento para diferenciar as situações em que, ainda que sob o título de “ajuda de custo”, trate-se, na verdade, de uma diária de viagem, por exemplo.
De toda forma, é sempre importante verificar o que foi acertado no contrato de trabalho, isto é, se havia a previsão de trabalhos externos de forma rotineira ou não. Assim, é possível manter o registro em conta de ativo, ou seja, considerando que a despesa já foi realizada (gasto por conta do trabalhador), para posterior reembolso.
Portanto, como se vê, a ajuda de custo para o trabalho em home office é devida, mas deve atender a alguns cuidados para que seja correta e válida.
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