Os gestores precisam saber o que são bens patrimonias, adotando práticas de gerenciamento em seus negócios. Embora seja um conceito básico, é comum encontrar profissionais que não dominam informações básicas sobre o assunto.
Afinal, você sabe o que são bens patrimoniais? A diferença entre bens de consumo e bens permanentes? E o que é um inventário patrimonial? Conhece sua importância e como ele deve ser realizado?
As respostas a essas questões ajudam a entender a necessidade de manter os bens da empresa registrados e periodicamente avaliados.
O inventário é uma ferramenta indispensável para a gestão patrimonial da organização, independente do seu porte ou segmento de atuação do negócio. Assim, toda empresa deve realizar o seu e mantê-lo atualizado.
Neste artigo, reunimos as princiais informações sobre o assunto, cotinue a leitura para saber mais!
O que são bens patrimoniais?
Antes de entender o que é um inventário patrimonial e como ele pode ser feito, você precisa saber o que são bens patrimoniais.
Objetivamente, eles podem ser conceituados como ativos de uma empresa que colaboram para o seu funcionamento.
Por meio desses ativos, a empresa consegue prestar os seus serviços ou produzir os produtos destinados aos seus clientes.
Neste contexto, os bens patrimoniais são objetos que compõem o patrimônio da empresa. E é justamente neste ponto que cumpre destacarmos o papel da gestão.
Essa gestão é uma atividade interna realizada pela organização com o propósito de identificar esses bens, suas condições de conservação e o valor agregado aos produtos.
Como exemplos de bens patrimoniais comuns em empresas podemos citar: computadores, notebooks, smartphones, veículos, equipamentos e maquinários em geral, mercadorias em estoque, pagamentos a receber, entre outros.
Quais são os tipos de bens patrimoniais?
Os bens patrimoniais são divididos em duas categorias: bens de consumo e bens permanentes. Essa distinção é importante pois impacta no momento da elaboração do inventário e dos registros contábeis. A seguir, explicamos a diferença entre cada um deles.
Bens de consumo
Na categoria de bens de consumo, estão todos aqueles produtos e insumos que são adquiridos com o propósito de serem consumidos em período de até 12 meses.
Nela, estão incluídos, por exemplo, materiais de escritórios, produtos de limpeza, produtos alimentícios e peças de reposição.
Bens permanentes
Na categoria de bens permanentes estão o que a contabilidade costuma chamar de “ativos imobilizados”. São todos aqueles bens duradouros com vida útil superior a um ano e que tenha expectativa de gerar benefícios econômicos para o negócio.
A diferença entre aqueles que se enquadram na categoria de consumo e os permanentes é justamente o tempo: são duráveis todos os bens que tiverem vida útil acima de doze meses e que, ainda, possam trazer ganhos financeiros para a empresa.
Dentro da categoria de bens permanentes existe uma subclassificação que os divide em bens tangíveis e intangíveis.
- Bens tangíveis: aqueles que existem fisicamente, como por exemplo máquinas, automóveis, computadores, móveis, utensílios e equipamento em geral.
- Bens intangíveis: aqueles que não existem fisicamente, como por exemplo, as marcas comerciais, os direitos autorais e softwares.
Os bens tangíveis são registrados contabilmente como ativos imobilizados. Neste ponto, é válido destacar que as empresas podem determinar qual será o valor mínimo para que um determinado item seja considerado imobilizado.
No entanto, dentro dessa liberalidade, existe uma regra. para fins tributários, a Lei 12.973/2014, estabelece que os bens com valor superior a R$ 1.200,00 devem ser registrados como ativos imobilizados.
Agora que você já entendeu melhor o que são bens patrimoniais, vamos começar a conhecer os conceitos e práticas atreladas ao inventário patrimonial.
O que é o inventário patrimonial?
Inventário patrimonial é o levantamento e o registro dos bens patrimoniais de uma pessoa física ou jurídica. É amplamente utilizado em empresas para fins de controle e organização.
É comum fazer uso do termo indistintamente, tanto para o produto final (o inventário pronto) quanto para o procedimento (o ato de inventariar ou de fazer o inventário).
De modo geral, o inventário não apenas localiza e registra os bens existentes, mas também classifica cada item em função de sua utilização e seu estado de conservação. Ao mesmo tempo, atualiza sua condição de uso ativo ou de encaminhamento para baixa.
Como forma de ilustração, podem ser citados entre os itens mais comumente inventariados em uma empresa, entre outros:
- os imóveis pertencentes à organização;
- as máquinas e equipamentos;
- a frota de veículos;
- o mobiliário da empresa;
- o parque informatizado;
- os produtos eletrônicos em geral.
O resultado de um inventário patrimonial é um documento em que estão registrados todos os bens existentes e que, por sua vez, recebe o nome de base patrimonial. Esse documento será utilizado para a gestão operacional da empresa e pela contabilidade da organização.
Qual a sua importância?
Em contabilidade, consideram-se ativos imobilizados os bens necessários à condução das atividades próprias da empresa, podendo ser utilizados para diversos fins. O inventário patrimonial, por sua vez, é um dos instrumentos utilizados para a gestão dos ativos imobilizados.
Ocorre que o inventário patrimonial é uma figura formal da contabilidade das empresas e encerra uma obrigação contábil legal. Assim, deve ser realizado em atendimento à legislação aplicada à gestão patrimonial.
Ao mesmo tempo, considere que o inventário patrimonial constitui uma maneira de saber, em qualquer momento, qual a situação dos bens e direitos necessários à condução das atividades empresariais.
Com ele, pode-se tomar pé do que existe, em que quantidade, onde está aplicado e qual a condição atual de cada bem.
Além disso, os “bens patrimoniados”, como costumam ser chamados nas empresas, recebem uma etiqueta com o código exclusivo daquele bem, facilitando sua identificação, sobretudo entre outros iguais.
Assim, por exemplo, é possível identificar quais as cadeiras que devem ser encaminhadas para manutenção no meio de dezenas ou centenas delas.
Enfim, cumprir a legislação, conhecer o patrimônio da empresa, utilizá-lo sem riscos e poder situá-lo encerram os principais aspectos de importância do inventário patrimonial. Para atender satisfatoriamente, deve ser realizado periodicamente com a frequência mais adequada à natureza dos bens da empresa.
Como é feito um inventário patrimonial?
A realização do inventário patrimonial como processo organizado requer um planejamento da ações que serão conduzidas. Esse é um passo indispensável, sobretudo porque os procedimentos envolvem visitar todos os nichos da empresa, no chamado trabalho de campo.
É importante destacar que, em razão de avaliar muitos itens, as operações conduzidas devem ser bem organizadas e coordenadas por um responsável experiente.
A seguir, explicamos seis passos que podem ser adotados para a execução do inventário patrimonial de sua empresa. Esse procedimento pode ser adaptado às particularidades e demandas específicas do seu negócio.
1. Diagnóstico e planejamento da operação
O primeiro passo consiste no diagnóstico inicial para conhecimento da realidade dos bens patrimoniais.
Nesta etapa, você deve realizar um levantamento dos dados disponíveis, tais como o relatório do último inventário realizado e as condições gerais dos bens conforme são informadas no dia a dia.
Com uma fotografia da situação, é hora de elaborar o planejamento das ações, começando pela definição do setor, setores ou se toda a empresa passará pelo inventário. Tudo dependerá do porte da organização e de circunstâncias locais.
2. Levantamento de campo
Assim como um planejamento financeiro, o levantamento físico dos bens é a fase mais complexa do trabalho e deve estar bem planejada para que não ocorram imprevistos que podem atrasar a conclusão dos trabalhos.
De modo geral, leve em conta os seguintes aspectos, entre outros, nessa fase dos trabalhos:
- locais que serão inventariados;
- bens que serão considerados;
- dados sobre os bens;
- placas de identificação;
- equipe de inventário;
- recursos necessários;
- forma de obtenção dos dados; e,
- cronograma de trabalho.
Não esqueça de definir quais bens serão incluídos no levantamento, providenciando pequenas placas adesivas identificadoras que serão afixadas aos objetos no momento do levantamento.
Uma dica interessante é separar o trabalho de levantamento por setor. Inventarie o patrimônio de cada setor e depois organize as informações em um sistema.
Tão importante quanto fazer o levantamento do patrimônio, é manter um controle sobre ele. Por isso, crie um cronograma que estabeleça rotinas de conferência do inventário e, eventualmente, de envio de itens para manutenção.
Sempre que um equipamento for enviado para uma manutenção corretiva, essa informação também precisa ser registrada no controle de inventário. Registre e data de saída e data de retorno do equipamento à empresa.
3. Conciliação contábil
Com os dados contábeis disponíveis, você precisa confrontar os achados físicos resultantes do levantamento de campo com os registros existentes.
Isso significa, por um lado, verificar se o que está contabilizado existe de fato e, por outro, se o que foi encontrado está contabilizado. Aqui, será sempre importante manter organizadas as notas fiscais dos bens adquiridos.
4. Saneamento físico e contábil
Sobras contábeis ou físicas devem ser corrigidas e, se necessário, pode-se ter que retornar ao campo para verificar discrepâncias significativas. Cada caso deve ser avaliado separadamente.
Após o saneamento, você já terá como saber o que necessita de reparos e o que pode ser encaminhado para baixa, assim como as demandas por aquisição existentes.
5. Implantação de normas e procedimentos
Conhecida a realidade, esse é o momento para a criação de regras e definição de procedimentos para uso e movimentação dos bens da empresa.
Para esse fim, e considerando a necessidade de dar conhecimento a todos, é importante e adequado elaborar um manual com todas as principais orientações.
Todos os colaboradores devem conhecer os procedimentos básicos de inventário, sendo orientados como proceder sempre que houver envio para manutenções, quebras e indisponibilidade de bens.
Os profissionais responsáveis diretos pelo inventário devem conhecer a fundo todas as normas e procedimentos e sempre orientar os demais caso surjam dúvidas.
6. Elaboração dos relatórios finais
Concluídos os trabalhos, é importante que tudo seja consolidado em um relatório. Esse é um trabalho que deve conter, entre outras informações:
- descrições;
- totalizações;
- planilhas;
- imagens;
- propostas de regras e procedimentos; e,
- proposta de manual de orientação.
Por que fazer inventário patrimonial?
Além da importância da realização do inventário patrimonial já destacada, existem boas razões para que a empresa o tenha em conta em suas programações internas.
Veja, adiante, por que esse é um instrumento indispensável para a organização e como se relaciona com outras atividades na condução dos negócios.
Organização
O inventário traz informações relevantes sosbre os bens da empresa e suas condições. Isso favorece a organização do negócio e auxilia na adoção de melhores práticas de gestão.
Uma empresa que conhece o seu patrimônio, tem uma visão mais concreta acerca das suas possibilidades.
Além disso, tem dados que podem ser utilizados na tomada de decisões de aquisição de novos equipamentos e outros investimentos para o negócio.
Balanço patrimonial da empresa
O balanço patrimonial é um relatório contábil super relevante dentro de um negócio. Por meio dele é possível avaliar, claramente, qua é a situação financeiro de uma pessoa jurídica.
Neste relatóro são considerados todos os ativos e passivos de um negócio, incluindo bens (patrimônio), dívidas e lucros.
Por essa razão, uma inventário bem realizado, traz mais credibilidade e segurança no controle das informações sobre bens, favorecendo a elaboração e aprovação do balanço patrimonial.
Financiamentos
Dados obtidos a partir dos inventários patrimoniais dão sustentação para operações de crédito que, porventura, a empresa necessite fazer.
Imagine que a empresa está precisando de um financiamento e não tem acesso ao crédito por ausência de elementos que embasem o pedido?
Realizar o inventário, além de favorecer a organização e a tomada de decisão, impacta em diversas situações atreladas à finanças da empresa.
Seguros patrimoniais
As empresas devem investir na proteção do seu negócio. Por isso, a contratação de seguros é uma prática amplamente utilizada no mercado, por empresas de todos os portes.
Esses seguros têm o propósito de garantir segurança em diferentes situações, trazendo tranquilidade para o exercício diário das atividaeds.
Neste sentido, com o inventário patrimonial, as operações de seguros patrimoniais ficam mais precisas e a contratação se dá em função das reais necessidades da organização, evitando-se estimativas equivocadas e os custos mais elevados resultantes.
Conservação dos bens
Inventários periódicos e organizados constituem um dos melhores instrumentos para a conservação dos bens patrimoniais, pois estão constantemente mostrando a situação e eventual depreciação.
Indepentende do porte ou segmento de atuação da empresa, o gestor precisa saber o que são bens patrimoniais e como implementar boas práticas de gerenciamento do inventário patrimonial.
Por meio dessa prática é possível melhorar a organização do negócio, reduzir custos, gerir manutenções, promover a conservação dos bens, melhorar o controle dos seguros patrimoniais, favorecer a elaboração do balanço e até ampliar as oportunidades de acesso a financiamentos.
O custo para implementação de processos de inventário são muito pequenos se comparados com os benefícios trazidos para a empresa. Por isso, as organizações empresariais devem considerar incluir essa prática em suas rotinas
Como você pode ver ao longo deste artigo, entender sobre bens e inventário patrimonial é simples. A sua execução periódica pode ser incluida no cronograma de atividades da empresa, sendo considerada fundamental na gestão operacional e do patrimônio da empresa.
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