Eventos corporativos são grandes oportunidades de negócio quando bem aproveitadas. Isso porque permitem posicionar sua marca empresarial frente ao mercado e, ainda, abrem caminho para conhecer potenciais clientes, fornecedores ou investidores.
Porém, organizá-los exige um bom planejamento para garantir seu sucesso. Afinal, se os contatos presentes tiverem uma experiência ruim ou se a imagem errada for passada durante esses momentos, a tendência é arruinar futuras parcerias.
Para evitar essas dificuldades, confira a seguir 7 dicas para aplicar na organização!
1. Entenda os objetivos do evento
Existem algumas finalidades para eventos corporativos. A empresa que os está promovendo pode querer atrair clientes, apresentar uma nova solução, posicionar a marca para torná-la mais reconhecida, iniciar contatos com investidores, se aproximar da equipe ou conhecer potenciais fornecedores.
Assim, cabe perceber que as demais decisões de planejamento dependem dessa definição. Até porque são vários os formatos para esses acontecimentos. Reuniões, palestras, lançamentos, coquetéis, convenções, confraternizações, entre muitos outros que precisam ser alinhados a esses objetivos para se chegar ao sucesso.
Diante disso, o primeiro passo é estabelecer tais intenções. Nessa hora, o ideal é a gestão trabalhar com metas associando a justificativa por trás da realização com um ganho mensurável.
Por exemplo, conseguir agendar 5 visitas de representantes interessados no produto ou serviço que seu negócio vende ou aumentar a associação da sua companhia a determinado valor em 20%.
2. Escolha a data e o local
Definir data e local ideais nos quais realizar eventos corporativos está atrelado a uma série de fatores. Desde a finalidade e o público-alvo até a disponibilidade do espaço ou a coincidência de datas com feriados e outros compromissos são alguns desses aspectos.
Frente a esse cenário complexo, é preciso fazer uma análise criteriosa para não comprometer os resultados em razão de uma dessas possibilidades. Além do calendário, também é imprescindível avaliar a estrutura disponível. Nesse caso, o espaço em si e seus arredores devem ser considerados.
Uma dica é pensar na experiência dos participantes nos ambientes para identificar se suas características são adequadas ao que se espera proporcionar. Ainda, procure mapear situações potencialmente problemáticas, como uma longa distância dos banheiros e intempéries climáticas, para conseguir entregar o melhor aos convidados.
3. Estabeleça e detalhe o orçamento
O aluguel do espaço é um custo importante em eventos corporativos. Outros itens nessa linha abrangem alimentos, bebidas, colaboradores de apoio, materiais, atrações, móveis e marketing.
Desse modo, ter um orçamento fixado e separar valores ou percentuais para cada demanda permite manter um controle criterioso do destino dos recursos financeiros envolvidos. Mais que isso, tal organização ajuda a calcular métricas do projeto, a exemplo do Retorno sobre o Investimento ou Custo de Aquisição do Cliente.
Para assegurar que os gastos não excedam os limites estabelecidos, o segredo é pesquisar, comparando tanto os preços quanto a qualidade das entregas, a fim de equilibrar um e outro.
4. Reúna a equipe responsável
O planejamento, a execução e a supervisão de eventos corporativos são responsabilidade da equipe do promotor. Via de regra, as empresas deixam isso a cargo dos seus times de marketing e vendas. Porém, se for o primeiro evento, o ideal é chamar quem tem experiência prévia com gestão de fornecedores e resolução de imprevistos.
Por demandar reunir colaboradores de grupos diferentes, outra dica útil é manter encontros durante a preparação para atualizar a todos sobre o andamento das atribuições e alinhar as funções no decorrer dessas etapas.
5. Conte com bons fornecedores
Preço é um fator que sempre pesa na hora de uma empresa investir em eventos corporativos. No entanto, a qualidade dessas ações não pode ficar em segundo plano, haja vista que é isso tem potencial para arranhar sua reputação.
Basta imaginar um cliente experimentando um canapé ruim em um coquetel ou um investidor percebendo que a sua inauguração foi mal organizada para perceber o quanto essas circunstâncias são capazes de afastá-los. Afinal, o profissionalismo deve estar em cada detalhe, visando associar essa característica a sua marca.
Dessa forma, entre as boas práticas ao escolher fornecedores invista em avaliar os custos, conhecer os produtos ou serviços e, principalmente, verificar o histórico com quem já contratou. Também cabe considerar o atendimento durante a negociação como indicativo. Por fim, garanta que as demandas estão claras nas propostas e cláusulas contratuais.
6. Organize as atividades em um cronograma ou checklist
Saber o que precisa ser feito, quando e por quem em eventos corporativos exige bastante organização, uma vez que são muitas as tarefas para que um projeto assim seja um sucesso. Nessas horas, nada melhor que um cronograma ou checklist com cada ponto descrito em um passo a passo da etapa.
Mas não se engane, elaborar esse documento junto a equipe é só o começo. Isso porque atualizar item a item e adicionar observações sobre o que aconteceu, especialmente os imprevistos, são providências que ajudam a manter um controle preciso.
7. Contrate um seguro
Quando se trata de imprevistos, os eventos corporativos estão sujeitos às mais diversas situações como:
- cancelamento ou não comparecimento de palestrantes;
- intempéries climáticas que afetam sua realização;
- acidentes com convidados ou colaboradores ficando feridos;
- danos aos equipamentos, mobiliário e espaço de terceiros.
Todas essas questões podem de uma maneira ou outra gerar custos e prejuízos a empresa que está promovendo um projeto desse tipo. Pensando nisso, fazer um seguro protege a todos em caso de sinistro.
Só o básico que é uma apólice de responsabilidade civil para que os participantes tenham uma cobertura se algo acontecer demonstra o impacto dessa precaução. Entretanto, é importante ir além, adicionando ao contrato a equipe e o patrimônio envolvidos.
Mais do que um cuidado com os trabalhadores terceirizados e seus funcionários diante de riscos à saúde ou a capacidade laboral, trata-se de uma medida para amparar seu empreendimento. Pois, processos e arranhões na reputação são possibilidades frente a esses quadros. Logo, é inestimável o ganho ao contar com essa garantia de tranquilidade.
Com as 7 dicas deste conteúdo, os seus eventos corporativos vão impulsionar os objetivos de seu negócio e gerar bons retornos ao investimento necessário para viabilizá-los. Portanto, não deixe de segui-las na hora de se organizar com sua equipe e fornecedores para entregar o melhor aos participantes.
Já se envolveu na organização de algum projeto desses para sua empresa? Conte nos comentários quais dicas você acrescentaria e os desafios que enfrentou!
